2021.3.10
特集

【忙しい看護師へ】ToDoリストの具体的な活用方法【仕事術】

自己紹介

 こんにちは、医療系ライターのけいたです。(Twitter:https://twitter.com/keita_lfu/ )普段はwebクリエイターとしてweb関連のあらゆることを担当し活動しております。
この度は医療系ライターとして、このMediLifeで記事を執筆させて頂いております。


 この記事を読んでいるあなたは、日々忙しい看護業務で「仕事をもっと早くできるようになりたい。」「なぜか仕事が後回しになって残業してしまう。」「仕事を管理することに苦手意識がある。」と思ったことはありませんか?
 「仕事を早くできるようにしたい。」と思い、自身で仕事の仕方を工夫したが中々うまく行かなかった方も多いでしょう。仕事効率を改善する方法はたくさんあり、その中でもよく【ToDoリストを使用する】と言葉が多く出てくるかと思います。
 本日はこの【ToDoリストの使用方法】について解説していきます。

今回の記事はこのような方にぜひ読んでいただきたいです。

・ToDoリストの使い方がそもそもわからない。
・ToDoリストをうまく使いこなせない
・ToDoリストをもっと上手に活用したい。

上記を感じている方は、この記事を最後まで読んでいただけると

・ToDoリストの使い方を理解することができる。
・ToDoリストを活用して、看護業務が計画的に行えるようになる。
・ToDoリストの活用を応用し、看護業務や実生活でも活かせるようになる。

このような効果が得られます。

 【ToDoリスト】というのは医療業界だとあまり馴染みのない言葉になると思いますが、一般企業では多く用いられています。
 看護師も業務を円滑に行う上で大変役に立つ知識になりますので、ぜひ最後までお読みください。社会人として、適した時間で適した業務量を行うことは基本中の基本になります。看護師の仕事は急な患者さんの対応や、家族への連絡など、緊急を要する場面も多々ありますが、この【ToDoリスト】を用いることによって、時間に余裕を持った看護師を目指してみましょう。

では、早速解説していきます! 

ToDoリストの使い方

 まず看護師として働いているあなたは普段【ToDoリスト】という言葉をあまり聞かないのではないでしょうか。私自身、臨床で働いていた時一度も聞いたことはありませんでした。そのような方に向けて、まずは【ToDoリストとは一体何なのか】【どのようなことのために使用するのか】【どのような場面で活かすことができるのか】を解説してさせていただきます。

ToDoリストとは何か 

 ToDoリストとは【やるべきことを一覧にしたリスト】の事です。何か仕事に取り掛かる時、完成させる過程の中で必要な作業を書き出し、「期限」を設定して、頭の中にあったやるべきこと(タスク)を一覧にして管理することが可能です。例えば看護業務において、今日までやる事(担当患者の処置や健康状態の把握など)、来週・来月までやる事(カンファレンス資料の確認や退院調整の準備など)とやるべき事が多い中でも、書き出し可視化して管理する事が可能です。

ToDoリストを作る必要性

 看護師の業務も近年は業務効率化や残業禁止など、生産性向上への取り組みが注目されています。ToDoリストは可視化する事によって、業務の抜けや漏れといったミスを事前に防ぐことできます。看護師の業務において、このタスク管理は患者のリスク管理に直結するため、とても有効的な手段になります。またチームで取り組んでいるタスク(病院内の委員会活動や勉強会など)へ情報を共有する際にも使用が可能です。
 ToDoリストでタスク管理を行うことで、自身の業務内容の整理・共有が可能になり、日頃から忙しい看護業務での混乱を防ぐことが出来ます。ToDoリスト1つに必要な項目をまとめることで、今自身が「何をやるべきなのか」「チームとして取り組むべき業務は何か」を管理する事ができ、仕事効率の改善に期待ができます。

ToDoリストのメリット・デメリット

 仕事効率化を目的に使用するToDoリストですが、良い点と悪い点があります。十分に理解して使用しましょう。

メリット①可視化できる

 ToDoリストの良い点は、チームもしくは個人が抱えている【タスクの可視化】ができる事です。個人の場合は、複数の看護業務が重なった時、やる事の整理に時間を費やしたり、混乱してしまい効率が悪くなることが多々あるかと思います。また、チームで進めている物事に関しても、タスクを管理することで、誰がどの程度業務を担当しているのか可視化し、助け合うことが可能になります。

メリット②意識を共有しやすい

 チーム内で情報を共有していくと、意識を統一しやすいという点もあります。病院ではメモでのタスク管理が基本になると思いますが、クラウド型でタスク管理を行えるものもあり、個人のタスク管理はもちろんのこと、チームで管理を行いタスク確認を行えます。そのため、病棟との連携やチームで企画している勉強会などの進捗具合、担当者のタスク量、誰がどの程度仕事を抱えているのかなど、チームを通して管理がしやすい利点があります。

デメリット①管理して逆に仕事が遅くなってしまう。

 ToDoリストで注意したい点もあります。タスクを可視化して管理する事で生産性が下がってしまう場合がある、という事です。ToDoリストを作成すると、実際には終わっていない看護業務を終えた感覚になる場合があります。そうなってしまうと、実際には早めに対応しなければならない業務に関して、余裕があるという感覚になり業務をこなす速度が遅くなってしまう恐れがあるので注意が必要です。

デメリット③難易度の高い看護業務が残りやすい

 難しい業務が残りやすい特徴があります。ToDoリスト管理を行い可視化された看護業務は、すぐ終わる業務は早くなくなる反面、難しい業務は時間と労力を費やさないといけません。難しい業務がToDoリストに残ったままになると、ストレスに繋がってしまいます。その場合は、業務をより細分化して小さな達成から行うと良いでしょう。

看護業務でのToDoリスト活用方法

実際に看護業務でのToDoリストの活用方法を考えています。
 まず第一にToDoリストを作成するのは始業前、もしくは仕事前日の夜が良いのではないでしょうか。今日もしくは明日の仕事内容を考え【受け持ち患者の人数】【手術室やリハビリ室との連携】【患者の検査への送り出し】【退院調整や家族指導】など多くの業務があるかと思います。
 この業務を一度書き出し、今自身がどのようなタスクを抱えているのか、まずは可視化する事から始めてみましょう。タスクを書き出したら優先順位をつけて業務に取り掛かります。優先順位のつけ方にもコツがあるので、これについてはまた長くなってしまいますので、次回の記事で解説していきます。

まとめ

 いかがでしたでしょうか?
 今回の記事は【忙しい看護師へ】ToDoリストの具体的な活用方法【仕事術】として、ToDoリストについての理解を深めるとともに、看護師の業務における活用術もご紹介致しました。
 仕事を少しでも早くするために、自身が抱えているタスクをメモなどで書き出し、優先順位を決めて業務に取り掛かると、効率よく仕事ができるかと思います。ぜひ一度試してみてください。ではまた!


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